Très indispensable dans la gestion comptable d’une entreprise, la facture est un document papier qui est établi selon des règles juridiques et comptables. Ainsi, toute entreprise ou prestataire établit des factures à ses clients pour toutes ses opérations réalisées. Vous débutez en comptabilité d’entreprise et vous aimeriez en savoir davantage sur la facture ? Dans cet article, découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur la facture.
Définition et utilité de la facture
La facture en comptabilité d’entreprise est un document à caractère commercial, comptable et juridique détaillant non seulement la nature, la quantité des biens achetés et vendus, mais aussi leurs conditions d’achat et de vente. Établir une facture est une obligation pour toute structure juridique que ce soit une société, une micro-entreprise, ou une association qui exerce une activité professionnelle.
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Ainsi, que l’acheteur la réclame ou non, le prestataire doit la lui remettre au moment de la vente. C’est le document par excellence en comptabilité d’entreprise qui implique pour le client, une obligation de payer. Elle est comptabilisée le jour même de son émission et traduit une acquisition ou cession pour les immobilisations. Ce papier constitue en effet pour l’entreprise :
- Une preuve juridique en cas de litige entre elle et son client ;
- Une preuve légale attestant de la prestation commerciale avec son client ou son fournisseur ;
- Un support fiscal qui permet de calculer et de verser ses impôts ;
- Une preuve de règlement afin d’établir les comptes annuels de l’entreprise ;
- Les mentions que doit comporter une facture.
Par mention, il s’agit de tous les éléments qui doivent obligatoirement figurer sur la facture pour qu’elle soit légalement valide. Tout commence par la mention « facture », accompagnée dans certains cas du type de facture émise. Sur la facture, vous devez retrouver notamment le numéro de la facture, sa date d’émission, la dénomination et l’adresse du siège social de l’entreprise émettrice.
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A ces éléments constituant l’entête de la facture, s’ajoutent :
- Le nom du client ainsi que les coordonnées de son siège social si c’est une entreprise
- Les détails de l’opération réalisée avec désignation des produits vendus, leur quantité et leurs prix unitaire hors taxe ;
- Le montant de la main d’œuvre ;
- Les taux des éventuelles réductions et leur montant ;
- Le taux et montant de la TVA qui s’applique ;
- Le montant total de la facture qui représente le net à payer par le client ;
- Les conditions dans lesquelles la facture doit être réglée.
Les différents types de facture
Il existe en effet, plusieurs types de factures en comptabilité des entreprises. La plus utilisée et la plus connue est la facture classique. Elle est émise pour traduire la vente ou l’achat d’un bien. Elle comporte donc toutes les mentions obligatoires que toute facture doit avoir.
La seconde facture est la facture pro-forma, utilisée pour faire connaître à un client les prix des produits et prestations de l’entreprise. C’est donc une facture provisoire qui donne au client une idée précise des conditions générales de vente et des prestations du fournisseur. Cette facture n’a pas de valeur comptable ni juridique, mais plutôt une valeur informative.
Un autre type de facture en comptabilité, est la facture d’acompte. Elle traduit le versement du montant total d’une prestation en parts selon des échéances. Ces parts sont appelées des acomptes et sont reçues avant la fin de la prestation.
En dehors de cette facture, une autre permet l’étalement des paiements dans le temps. Il s’agit de la facture de situation encore appelée facture intermédiaire ou d’avancement. Elle sert en réalité à suivre la progression des travaux ou prestations réalisées.
Le montant qu’elle comporte est souvent calculé selon le pourcentage de travaux réalisés par rapport à la réalisation finale. Dans l’exercice de son activité, une entreprise peut, à la suite d’une erreur ou d’une omission, vouloir rectifier ou annuler une facture. Etant donné qu’il n’est pas possible d’annuler une facture déjà émise, elle va procéder à l’établissement d’une facture d’avoir.
Cette dernière, qui servira à remplacer ou annuler l’ancienne facture, doit comporter les références de la facture annulée ou corrigée. Pour régulariser la situation d’un client suite à un remboursement ou une nouvelle prestation, l’entreprise utilise la facture de régularisation. Ainsi, cette facture sert d’élément vérificateur de la situation du client pour l’ajuster à la réalité en cas d’éventuels écarts.
